Z jaką sprawą można zgłosić się do notariusza?
Do notariusza trafiają osoby sprzedające lub kupujące nieruchomość, przekazujące majątek w darowiźnie, sporządzające testament albo załatwiające sprawy spadkowe. W kancelarii można również ustanowić pełnomocnictwo, poświadczyć podpis lub zgodność kopii z okazanym dokumentem. Zakres przygotowań zależy jednak od czynności. Sprzedaż mieszkania wymaga innych dokumentów niż pełnomocnictwo do odbioru pisma, dlatego już przy pierwszym telefonie należy dokładnie powiedzieć, czego ma dotyczyć wizyta.
W sprawach nieruchomości znaczenie ma ich stan prawny. Kancelaria może poprosić między innymi o numer księgi wieczystej, dokument potwierdzający własność oraz dokumenty dotyczące sposobu nabycia lokalu lub działki. Przy dziedziczeniu potrzebne bywają akty stanu cywilnego i akt zgonu. Nie ma jednej listy dokumentów odpowiedniej dla każdej sprawy: zanim zbierze się zaświadczenia, najlepiej uzyskać wykaz od kancelarii przygotowującej akt. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której w dniu podpisania zabraknie dokumentu albo okaże się, że potrzebna jest jego aktualniejsza wersja.
Co ustalić przed umówieniem wizyty?
Podczas kontaktu z kancelarią należy podać rodzaj czynności, liczbę uczestników i planowany termin, zwłaszcza gdy data wynika już z ustaleń między stronami transakcji. Warto zapytać, czy wszyscy muszą stawić się osobiście, czy możliwe jest działanie przez pełnomocnika oraz ile czasu zarezerwować na odczytanie i podpisanie aktu. Jeśli jedna ze stron nie posługuje się językiem polskim, trzeba zgłosić to wcześniej, aby ustalić udział tłumacza przysięgłego. Przed wizytą dobrze też upewnić się, czy kancelaria przesyła projekt aktu do wcześniejszego przeczytania i do kiedy można zgłosić uwagi do danych lub zapisów umowy.
Dokumenty, opłaty i przebieg czynności
Przed podpisaniem należy poprosić o wyliczenie całej kwoty do zapłaty. Oprócz taksy notarialnej i podatku VAT mogą pojawić się opłaty za wypisy aktu, opłata sądowa za wpis do księgi wieczystej oraz podatek pobierany przez notariusza, jeśli dotyczy danej czynności. Koszt zależy od rodzaju sprawy i jej szczegółów, więc sama cena sporządzenia aktu nie zawsze pokazuje pełen wydatek. Kancelaria powinna także wyjaśnić dostępne sposoby płatności. Na wizytę uczestnicy zabierają ważne dokumenty tożsamości oraz dokumenty wskazane wcześniej przez notariusza. Akt jest odczytywany przed podpisaniem; jeśli dane stron, kwoty lub ustalenia odbiegają od uzgodnień, należy zgłosić to na miejscu. Po dokonaniu czynności można otrzymać wypis aktu i informację, które wnioski lub zgłoszenia notariusz składa w związku z daną sprawą.